Een VMS Quick Scan kan uw Contingent Workforce Programma naar een hoger niveau tillen

Contingent Workforce (CW) Programma’s, zoals in- of externe MSP-programma’s, zijn ontwikkeld om grip op inhuur te krijgen en uiteindelijk bij te dragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Veelal wordt de implementatie van een CW-programma als complex ervaren. Dit komt door het grote aantal betrokken stakeholders en doordat je op een nieuwe manier naar processen en data kijkt. Als het programma eenmaal draait, zijn er soms issues waar het operationele team van het programma niet aan toekomt of zelfs niet als probleem herkent, met als risico dat het programma uitsluitend als administratief vehikel wordt gezien. Vaak kunnen relatief kleine aanpassingen in de VMS inrichting grote verbeteringen opleveren. Een VMS Quick Scan helpt u te ontdekken welke aanpassingen in uw situatie nuttig zijn en op welke wijze uw CW-programma hiervan zal profiteren.

Wat houdt een VMS Quick Scan in?
In een Quick Scan wordt het VMS en de configuratie daarvan bekeken. De rapportage over de scan geeft inzicht in de zwakke plekken, identificeert waar de grootste winst in uw proces te behalen is en of er nog niet gebruikte functionaliteiten in het VMS zijn die in uw situatie van nut kunnen zijn.

Een Quick Scan richt zich op de volgende aandachtsgebieden.

1. Benutting van het volledige potentieel
Na het helder formuleren van de strategie en de doelstellingen van het programma, is het belangrijk om te bekijken hoe u de functionaliteit van het VMS gebruikt en of alle mogelijkheden die er zijn goed ingericht zijn en benut worden. Als de basis niet goed is, zal het moeilijk zijn uw huidige programma door te ontwikkelen naar een 2.0 versie, en vervolgens de strategische doelen van uw bedrijf blijvend optimaal te ondersteunen.
Hoe bekijk je welke keuzes gemaakt moeten worden om het volledige potentieel van een programma te benutten? Net als bij uw mobiele telefoon zijn er heel veel functies beschikbaar. Die zijn tijdens de implementatie mogelijk niet allemaal meegenomen, doorgaans vanwege de volgende 3 redenen:

• Achteraf is alles makkelijker; Als u meer leert over de gegevens van uw programma, ontstaan weer nieuwe vragen die niet in de initiële implementatie zijn meegenomen.
• De versie van uw VMS. Elk VMS wordt regelmatig geüpdatet naar nieuwe versies. In sommige gevallen is er een update nodig voordat een nieuwe functionaliteit uw gewenste oplossing ondersteunt.
• Beschikbare tijd en kennis. Na de implementatie zijn de meeste programma’s volledig gericht op de dagelijkse operatie, waardoor er weinig tijd overblijft om regelmatig een goede review uit te voeren op mogelijke doorontwikkeling. Daarnaast moet het team dat de review uitvoert natuurlijk ook de juiste kennis hebben om een goede evaluatie te kunnen doen.

2. Evalueer uw analyse behoefte
In een Quick Scan bekijken we de analyse behoefte en vergelijken deze met de logica die in uw VMS is geconfigureerd. De basis voor het meten en analyseren van wat dan ook, is data.
Evaluatiepunten zijn:

• Wat zijn de criteria die bepalen of de gestelde doelen voor het programma zijn behaald?
• Wie moet de data output zien?
• Hoe wordt de data gepresenteerd aan diegenen die ze regelmatig evalueren?

Vaak is er een verschil tussen de data output en wat daadwerkelijk moet worden geanalyseerd. Het is dus de moeite waard om uw rapportages te laten beoordelen.

3. 360 graden
Over het algemeen is een VMS geconfigureerd om het inhuurproces te ondersteunen en te monitoren. Vergeet echter niet om de feedback van de leverancier en/of de tijdelijke werknemers mee te nemen. Kijk of u het proces voor hen kunt verbeteren, zeker voor die leveranciers en werknemers die essentieel zijn voor uw bedrijf. Het is misschien niet de meest voor de hand liggende manier om naar voordelen te zoeken, maar een soepel proces aan de leverancierskant is belangrijk voor een optimaal functionerend programma. Het voorkomt extra werk voor bijvoorbeeld de crediteurenadministratie en het HR-team. Wellicht nog belangrijker: het kan frustratie bij de verantwoordelijken die inhuren voorkomen.

4. Zorg ervoor dat de gebruikte data correct en tijdig beschikbaar is
Het hebben van juiste data is essentieel voor elk systeem. Hoewel u ongetwijfeld het grootste deel van uw data correct heeft, is de vraag: ‘Is de data op het juiste moment beschikbaar in uw systeem?’ Zo nee, wat staat er op het spel?
Veel aspecten van uw programma (zoals stamgegevens, gebruikerstoegang) zullen waarschijnlijk regelmatig worden gecontroleerd door uw data-experts. Maar misschien heeft u nieuwe oplossingen nodig? Tijdens de Quick Scan wordt beoordeeld wat technisch mogelijk is om zwakke plekken te verbeteren of bijvoorbeeld wat u kunt verbeteren om aan uw compliance eisen te voldoen.

Natuurlijk heb je data liefst in één keer goed in het systeem staan. Dus kijk of er stappen zijn in het proces waar gebruikers data moeten aanpassen of waarop regelmatig correcties plaatsvinden? Bijvoorbeeld bij inkooporders, kostenplaatsen of gebruikers. Dit gebeurt soms wanneer de juiste keuze niet gemakkelijk beschikbaar is voor de betrokken gebruikers, of omdat gegevens snel veranderen. Gebruikers zijn vaak veel tijd kwijt met corrigeren, terwijl je met een technische oplossing de data vanaf het begin kloppend kan krijgen.

Over het algemeen kunnen grote verbeteringen worden bereikt met zo’n correctie voor gebruikte data. Het komt niet alleen uw financiële team ten goede, maar ook andere gebruikers die naar de output van rapporten kijken. Met de juiste data wordt de rapportage beter herkenbaar en in lijn met wat op het moment van rapportage als kloppend wordt beschouwd

5. Vooruit kijken
Verandering is alom aanwezig en de vraag van morgen zal wellicht een andere zijn dan de vraag van vandaag. Het is dan ook verstandig om vooruit te kijken en te anticiperen. Kunnen processen slimmer worden ingericht? Waar liggen de uitdagingen in de toekomst? Zijn we voorbereid op de verwachte groei – of krimp. Ontstaat er wellicht behoefte aan (meer) data-integraties? Verbeteringen kunnen de lopende kosten van het programma verlagen. Bovendien kan het ervoor zorgen dat het programma is voorbereid op verdere ontwikkelingen in de toekomst:

• Verhoogde gebruiksvriendelijkheid.
• Een efficiënter proces.
• Markt indicatoren vergelijken met concurrenten op de markt.
• Rapportage verbeteringen
• Integreren met andere platformen binnen uw bedrijf.

Conclusie
De aandachtsgebieden van een Quick Scan vormen in bijna elk programma uitdagingen. Uw organisatie zal er baat bij hebben om ze zo snel mogelijk aan te pakken.
Aangezien doelstellingen en interne en markt situaties veranderen, is het aan te raden om tweejaarlijks een Quick Scan uit te voeren. Een blik van buitenaf, met de expertise om vragen te stellen, vraagstukken te beoordelen en richting te geven hoe deze op te lossen, is daarbij nuttig voor het team dat het programma leidt.
Net als bij een Olympische sporter die een medische keuring ondergaat, is het logisch om een ervaren deskundige te laten onderzoeken wat goed werkt, waar winst te behalen is en u te laten zien hoe u de verbeteringen kunt aanbrengen die uw programma naar het volgende niveau tillen.