10 aandachtspunten bij een internationale VMS implementatie

10 aandachtspunten bij een internationale VMS implementatie

Hoewel veel organisaties in grote lijnen vergelijkbare eisen stellen aan VMS-systemen, zit – zoals bij veel zakelijke applicaties – het venijn in de details. De meeste VMS-platforms zijn ontworpen om flexibel te kunnen configureren, implementatie experts zijn ook toegerust om met die complexiteit om te gaan.

Eén van de belangrijkste factoren die een VMS implementatie meer complex maakt, is als het een implementatie in meerdere landen betreft in plaats van slechts één land. Dit artikel gaat in op de belangrijkste aandachtspunten voor een internationale VMS implementatie. Een dergelijke implementatie kan variëren van eentje in een cluster van landen in één regio tot een volledige wereldwijde uitrol. Hoewel de complexiteit van die verschillende scenario’s aanzienlijk kan variëren, zijn de meeste van de onderstaande aandachtspunten in alle gevallen van toepassing;

1. Lokalisatie – Het meest voor de hand liggende aandachtspunt voor een implementatie in meerdere landen is de vereiste lokalisatie; talen, tijdzones, valuta etc. De meeste VMS’en hebben de functionaliteit om deze variaties te ondersteunen. Het belangrijkste aandachtspunt voor dit onderwerp is echter of de variabelen zowel per land als per gebruikersgroep kunnen worden geselecteerd. Want het selecteren van de vereiste taal voor kandidaten / werknemers in een bepaald land, hoeft bijvoorbeeld niet altijd de beste taalkeuze te zijn voor leveranciers, wervingsmanagers, operationele teams enz.
2. Wetgeving – Arbeidsrecht, belastingrecht en AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn de drie belangrijkste soorten wetgeving die van invloed zijn op een Contingent Workforce (CW) programma. Hoewel er enige standaardisatie is in gebieden zoals de Europese Unie, kan zelfs gemeenschappelijke wetgeving in verschillende landen verschillende interpretaties en implementaties hebben. Uiteraard zijn vereisten vanuit wetgeving niet-onderhandelbare input voor het ontwerp van een grensoverschrijdende oplossing. Het begrijpen van de complexiteit van verschillende markten is de eerste stap bij het organiseren van deze uitdaging. Staffing Industry Analysts beschikt over een aantal uitstekende onderzoeksrapporten om hierbij te helpen. Als alternatief voor deze uitdaging kan het tijdig betrekken van een implementatiepartner helpen om tot de juiste inrichting en oplossingen te komen.
3. Rechten van werknemers – Hoewel niet altijd specifiek gedefinieerd in wetgeving, mag de rol van belangenbehartigingsorganisaties voor werknemers, zoals ondernemingsraden, vakbonden, enz. nooit worden onderschat. Dergelijke organisaties hebben een wisselende mate van invloed in verschillende landen en in verschillende bedrijfstakken binnen hetzelfde land. Over het algemeen dient u vroeg in het proces met dergelijke organisaties te overleggen om te voorkomen dat mogelijke bezwaren en uitdagingen het proces later stagneren.
4. Grensoverschrijdende transacties – De meeste CW-transacties worden binnen elk afzonderlijk land beheerd. Maar slechts weinig bedrijven hebben geen grensoverschrijdende transacties. Een grensoverschrijdende transactie is een transactie waarbij één of meer van de belangrijkste elementen (belasting locatie voor werknemers, leverancier, hiring manager, werklocatie, werk valuta, kostenplaats enz.) zich in meer dan één land bevinden. Vaak zijn dit soort transacties uitzonderingen en mogen de bijbehorende complexiteiten niet afleiden van de hoofddoelstellingen. Dit zijn echter juist het soort transacties dat een project kan laten ontsporen wanneer ze op het verkeerde moment verschijnen. Belangrijk is daarom om de reikwijdte van dit soort transacties te begrijpen en een plan te hebben over hoe je daarmee omgaat.
5. CW Program Operating Model – Een belangrijke factor die een VMS-implementatie beïnvloedt, is het operating model van het CW-programma. Is het programma is intern belegd, geoutsourcet of gemengd? Is het programma centraal, regionaal of decentraal?
6. Integraties – Het integreren van een VMS met relevante technologieën in de totale processtroom zal bijna altijd veel grotere voordelen opleveren dan de bijbehorende kosten en tijdschema’s om ze te implementeren. VMS-integratie is een onderwerp dat een eigen blog verdient. Maar relevant voor de internationale setting is het erkennen dat veel organisaties niet al hun systemen over alle landen heen hebben gecentraliseerd. Het is dan essentieel om de verschillende technologie-stacks in de verschillende landen en de impact van deze verschillen op het voorgestelde VMS-project te begrijpen.
7. Cultuur en verandering – Het aspect dat bij veel projecten over het hoofd wordt gezien is verandermanagement. Dit wordt nog versterkt in een internationaal project, aangezien de uniforme aanpak van verandermanagement de culturele verschillen tussen landen negeert. De meeste mensen zullen beseffen dat culturen heel verschillend zijn in Azië, Europa en Amerika, maar er zijn ook veel culturele variaties binnen regio’s en zelfs in een land. Het begrijpen van deze culturele verschillen en dit mee te nemen in communicatie en verandermanagement is van groot belang voor het succes van een project.
8. Fasering – Er zijn verschillende manieren om een VMS-implementatie te plannen; Live gaan met één gecoördineerde big bang in alle landen, uitrol via een hub-and-spoke model waarbij grote landen met verwante kleinere landen worden gegroepeerd of implementaties land voor land. Er zijn veel factoren die bepalen wat het juiste model is voor een implementatie, maar het is belangrijk om al vroeg in het project het voorkeursmodel te definiëren.
9. Implementatiemodel – Rekening houdend met alle bovenstaande variabelen, is het belangrijkste besluit bij het implementeren van een VMS in meer dan één land het implementatiemodel. Bepalen hoeveel variatie in de systeemconfiguratie per land mogelijk is en hoe dit wordt gecontroleerd. Één van de best practices is het Blueprint TLS (Tax, Legal or Statutory) model. Dit houdt in dat er een wereldwijd toegepaste blauwdruk voor het systeem wordt gedefinieerd waarbij wordt vereist dat er alleen fiscale, juridische en wettelijke aanleidingen toegestaan zijn voor het wijzigen van de configuratie voor een land. Om dit model te laten werken, is echter een centrale aanpak vereist om het project te besturen en te beheersen. Sommige organisaties zijn te decentraal georganiseerd om dit model effectief te laten werken, wat een alternatieve aanpak vereist.
10. Governance – Ongeacht de omvang en complexiteit van de vereisten zullen alle projecten een helder governance model moeten hebben, bijvoorbeeld met een stuurgroep voor het project Dit model moet niet alleen op papier gedefinieerd zijn maar ook proactief werken en doorlopend toezicht houden op en sturing te geven aan het project.

Samenvattend, het kan tamelijk complex zijn om een VMS te implementeren voor een meerlanden CW programma. Onderschat dit niet niet maar vrees het ook niet. Met de juiste planning en aandacht kunnen al deze uitdagingen constructief worden aangepakt. En zo is een succesvolle meerlanden VMS implementatie absoluut mogelijk.