Technologische ontwikkelingen, globalisering en veranderende klantbehoeften zorgen voor een dynamische omgeving waar organisaties zich snel aan moeten aanpassen. Om concurrerend te blijven, is het essentieel om te beschikken over een flexibele personeelsbezetting die meebeweegt met deze veranderingen. Maar hoe creëer je die flexibiliteit? Vaak wordt flexibiliteit gezocht in het tijdelijk inzetten van externe medewerkers, maar de échte sleutel ligt in het flexibiliseren van je vaste kern.
Traditioneel wordt er vaak naar externe medewerkers gekeken wanneer de vaste capaciteit ‘op’ is. Wanneer alle vaste medewerkers zijn ingezet worden externe medewerkers ingezet om de resterende “gaten” in de planning op te vullen.Hierbij wordt vaak onvoldoende rekening gehouden met een evenwichtige verdeling van de specifieke kennis en kunde van de vaste medewerkers. Dit kan leiden tot frustratie en overbelasting van je vaste personeel, ontevredenheid over de ingezette externe medewerkers en een sub-optimaal rendement.
De oplossing: Begin bij de kern met vaste medewerkers
Om écht flexibel te zijn, moet je beginnen bij de kern van je organisatie: je vaste medewerkers. Door eerst te kijken naar een evenwichtige spreiding van taken en verantwoordelijkheden binnen je vaste team, creëer je een solide basis voor flexibiliteit. Vervolgens kun je de taken die makkelijker door een externe kracht kunnen worden uitgevoerd, uitbesteden aan tijdelijke medewerkers.
Waarom een flexibele vaste kern?
Kennis en ervaring: Voor een effectieve en efficiënte inzet van flexibele medewerkers is het van belang dat zij terug kunnen vallen op de kennis en ervaring van vaste medewerkers. Informatie is zo eenvoudig toegankelijk, tips en feedback kunnen snel worden uitgewisseld en bij vragen of verstoringen zijn er zo altijd ervaren krachten beschikbaar.
Optimale inzet van expertise: Door taken strategisch te verdelen tussen je vaste kern en flexibele schil, zorg je ervoor dat je medewerkers worden ingezet op hun kracht. Dit leidt tot hogere productiviteit en betere resultaten.
Efficiënte inzet van externen: Wanneer je vaste kern flexibel is ingericht, wordt het inzetten van externe medewerkers makkelijker en succesvoller. De rol voor de externe is eenvoudiger en duidelijker, je kunt makkelijker een passende kandidaat vinden en ook vaak de inwerktijd voor de externe medewerker verkorten.
Hoe implementeer je een flexibele vaste kern?
Om voldoende flexibiliteit te borgen in het team van vaste medewerkers zijn er diverse mogelijkheden, waarbij uiteraard goed gekeken moet worden naar welke vorm van flexibiliteit belangrijk is. Voor de organisatie, maar ook voor de medewerker. Een aantal voorbeelden:
Taakdifferentiatie: Analyseer de taken en verantwoordelijkheden binnen je teams en identificeer welke taken geschikt zijn voor de vaste kern en welke kunnen worden uitbesteed.
Opleiding en ontwikkeling: Investeer in de ontwikkeling van je medewerkers, zodat ze hun vaardigheden kunnen blijven ontwikkelen en toekomstbestendig zijn.
Afdelingsrotatie: Zorg dat mensen gewend zijn om in diverse teamsamenstellingen te werken zodat ze breder inzetbaar zijn om elders bij te springen
Flexibele werktijden: Bied medewerkers waar mogelijk de mogelijkheid om hun werktijden flexibel aan te passen aan hun persoonlijke behoeften. Dit biedt bij pieken met externe collega’s ruimte om de activiteiten te spreiden buiten de standaard werkuren.
Duidelijke communicatie: Zorg voor open communicatie over de mogelijkheden en verwachtingen rondom flexibiliteit.
De flexibele schil: Een waardevolle aanvulling
Het inrichten van een goede flexibele schil blijft een belangrijk onderdeel van een succesvolle workforce management strategie. De flexibele schil kan dan worden ingezet om pieken in de workload op te vangen, specialistische kennis aan te vullen, of projecten te ondersteunen.
Capaciteitsmanagement en personeelsplanning
Een flexibele personeelsbezetting vraagt om een gedegen aanpak van capaciteitsmanagement, personeelsplanning en roostering. Moderne tools en technologieën kunnen je helpen om de beschikbare capaciteit te optimaliseren en de inzet van je medewerkers efficiënt te plannen.
Conclusie
Het organiseren van voldoende flexibiliteit in een organisatie is allang geen luxe meer, maar een noodzaak. Door te investeren in flexibiliteit van je vaste medewerkers en deze strategisch aan te vullen met een flexibele schil, creëer je een veerkrachtige organisatie die klaar is voor de toekomst. Neem vandaag nog de eerste stap naar een succesvolle workforce management strategie!
