Hoe kostenbesparingen op externe inhuur realiseren?

In de huidige dynamische zakelijke omgeving is het optimaliseren van kosten een cruciale factor voor het succes van elk bedrijf. Een gebied waarop organisaties vaak veel geld uit geven en aanzienlijke besparingen kunnen realiseren, is de inhuur van externe medewerkers. Deze uitgaven bieden een scala aan mogelijkheden om zowel directe als indirecte kosten te verminderen, waardoor bedrijven hun concurrentiepositie kunnen versterken en hun winstgevendheid kunnen vergroten. Als adviseur op het gebied van kostenoptimalisatie bied ik in dit artikel een overzicht van strategieën en overwegingen om kostenbesparingen te behalen in externe inhuur.

Het onderscheid tussen directe en indirecte besparingen

Bij het nastreven van kostenbesparingen in externe inhuur is het belangrijk om onderscheid te maken tussen directe en indirecte besparingen. Directe besparingen zijn meetbaar en worden vaak bereikt door onderhandelingen over een lagere prijs per uur voor inhuur. Dit kan bijvoorbeeld worden gerealiseerd door tariefonderhandeling, volumekortingen of het aanpassen van andere contractuele voorwaarden. Een andere vorm waarop mogelijk bespaard kan worden is om kritisch met de inhurende managers te kijken naar de uitgevraagde kwalificaties en ervaring van de externe medewerkers. Ook dit kan leiden tot een lager tarief.

Indirecte besparingen zijn wellicht minder tastbaar, maar daarom niet minder belangrijk. Deze komen voort uit het verbeteren van procesefficiëntie, het vermijden van onnodige uitgaven en het optimaliseren van de allocatie. Dit kan ondermeer worden bereikt door het implementeren van efficiëntere workflows, het gebruik van technologische oplossingen voor het automatiseren van taken en het stroomlijnen van het leveranciersbeheer.

Omgaan met inflatie en andere marktinvloeden

Een uitdaging bij het realiseren en goed meetbaar maken van kostenbesparingen is het omgaan met marktinvloeden zoals inflatie. Dit kan van invloed zijn op de kosten voor inhuur. Het is essentieel om deze invloed in overweging te nemen bij het plannen van budgetten en het onderhandelen over tarieven, maar evenzeer zal deze invloed meegenomen moeten worden bij het bepalen welke besparing nu eigenlijk gerealiseerd is. Het gebruik van langetermijncontracten met geïndexeerde tarieven kan bijvoorbeeld helpen om de impact van inflatie te beperken en een stabiele kostenstructuur te handhaven.

Daarnaast is het belangrijk om voortdurend de markt te monitoren en relaties met leveranciers te onderhouden om in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden. Door proactief te blijven en flexibele contractvoorwaarden te hanteren, kunnen organisaties zich aanpassen aan verschuivingen in de marktvraag en concurrentiedruk.

Impact van minder ureninzet versus verlaging van kosten per uur

Een belangrijke overweging bij het beheersen van de kosten voor inhuur is de impact van het beperken van ureninzet. De impact hiervan is vaak significant groter dan die van een kleine verlaging van de kosten per uur. Het beperken van ureninzet zal vaak een grotere impact hebben op de totale uitgaven. Door efficiënter gebruik te maken van externe inhuur kunnen organisaties hun operationele efficiëntie significant verbeteren.

Rapportage van besparingen

Over het vaststellen en rapporteren van de gerealiseerde besparingen moeten vooraf goede afspraken gemaakt worden: welke berekeningsmethode hanteren we, welke correcties passen we toe, wat zien we als een gerealiseerde besparing, wat zien we als een directe besparing en wat als een indirecte besparing of een zogenaamde ‘cost avoidance’, etcetera. Zeker als dit invloed gaat hebben op interne doelstellingen van teams of medewerkers of harde afspraken met leveranciers moet dit alles vooraf goed doordacht, overeengekomen en gedocumenteerd zijn.

Conclusie

Het behalen van kostenbesparingen op externe inhuur vereist een holistische benadering, waarbij zowel directe als indirecte besparingen worden nagestreefd. Door strategisch te onderhandelen over tarieven, het optimaliseren van processen en het proactief reageren op marktinvloeden, kunnen organisaties aanzienlijke voordelen behalen en hun concurrentiepositie versterken. Daarbij is het van belang om al in een vroeg stadium tijd en zorg te besteden aan heldere afspraken rond definities en rapportage om ook op termijn zinvol te kunnen (bij)sturen op het behalen van het gewenste resultaat.

TalentIn kan ook uw organisatie begeleiden bij het identificeren en implementeren van effectieve besparing strategieën op het gebied van inhuur van medewerkers.