Waarom extern personeel inhuren?

Het mag duidelijk zijn dat het uitdagende tijden blijven. Bedrijven moeten nieuwe manieren bedenken om hun werkdruk, personeelsbestand en arbeidskosten te managen. Met de opkomst van de gig-economie, schaarste op de arbeidsmarkt en de noodzaak om de concurrentie voor te blijven, investeren organisaties steeds meer in het inhuren van freelancers, consultants of andere soorten tijdelijk personeel. Dit gebeurt vaak zonder een gedefinieerde strategie of specifiek plan, wat verrassend is, gezien het belang en de impact van deze inhuur.

Ruimte voor verbetering
Laten we twee voorbeelden uit onze dagelijkse praktijk nemen, die laten zien dat er ruimte is voor verbetering en dat er behoefte is aan een weloverwogen strategie:

1. We zien vaak dat innovatieve en bedrijfskritische projecten of initiatieven worden ontwikkeld met de inzet van (een relatief groot aantal) tijdelijke krachten. Ondertussen worden de eigen medewerkers van de organisatie ingezet voor ‘lopende zaken’. Dat is prima, zolang het maar een bewuste keuze is. Maar vanuit het oogpunt van personeelsontwikkeling kan het de moeite waard zijn om gebruik te maken van de bestaande ervaring in uw organisatie. Zo blijft kennis en toekomstig commitment geborgd en krijgen medewerkers nieuwe uitdagingen en kansen. De vacatures die met hun verschuiving ontstaan kunnen dan worden gevuld met tijdelijk personeel.
2. Als de Recruitmentafdeling in een bedrijf ineffectief is, zet dat inhurende managers ertoe aan om alternatieven te zoeken om de bedrijfscontinuïteit te verzekeren. Tijdelijke arbeidskrachten inhuren als kortetermijnoplossing is prima te rechtvaardigen. Maar het leidt vaak tot een langere inhuur en een beperkte focus op het oplossen van het probleem, wat resulteert in hogere kosten en wat mogelijk carrières van interne medewerkers blokkeert. In zo’n situatie moet Recruitment de prestaties verbeteren en meer betrokken zijn in het inhuurproces van tijdelijk personeel.

Voors en tegens van tijdelijk personeel
Beide voorbeelden laten een duidelijke behoefte aan tijdelijk personeel zien, maar het is niet waarschijnlijk dat deze werkwijzen zullen resulteren in een geoptimaliseerd workforcemodel. Als uitgangspunt voor het opzetten van een strategie kunnen we enkele algemene voor- en nadelen van het werken met tijdelijk personeel bekijken:

Voorbeelden van voordelen zijn:

• Voor sommige bedrijven fluctueert de werkdruk aanzienlijk. Tijdelijk personeel kan de variaties in de vraag opvangen.
• Onafhankelijke contractanten kunnen unieke ideeën, perspectieven of technieken inbrengen die u niet in uw project hebt overwogen.
• Tijdelijk personeel krijgt de kans om hun expertise te bewijzen op inhuurbasis, waardoor managers hen met vertrouwen zullen promoten om fulltime posities te vervullen.
• Tijdelijk personeel is doorgaans uitgerust met specifieke vaardigheden en competenties die een snelle inzet en productiviteit mogelijk maken. Zij hebben zelden extra opleidingen nodig.
• Tijdelijk personeel kan bijdragen aan kostenbesparingen als zowel de productiviteit als het wervingsproces nauw worden beheerd. Bedrijven betalen alleen voor hun productieve werkuren. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn niet van toepassing.
• Hoewel een kleine groep tijdelijk personeel extra werk geeft op gebied van compliance en administratie, leidt inhuur op grotere schaal meestal tot samenwerkingen met bemiddelende bureaus of een MSP. Deze partijen kunnen de doorlooptijd van een inhuur en papierwerk verminderen en tevens zorgen voor compliancy van iedereen die extern ingehuurd wordt in uw organisatie.

Er kleven ook nadelen aan extern personeel:

• Aangezien tijdelijk personeel niet 100% deel uitmaakt van de organisatie en bijvoorbeeld niet kan profiteren van opleiding- en ontwikkelingsinitiatieven, zijn deze medewerkers mogelijk niet helemaal aangesloten op de cultuur en missie van uw bedrijf.
• Omdat tijdelijk personeel weet dat het tijdelijk deel uitmaakt van het bedrijf, heeft het de neiging minder moeite te doen om duurzame relaties op te bouwen met andere leden van de organisatie.
• Omdat uitzendbureaus met veel verschillende bedrijven werken, hebben ze niet altijd de mogelijkheid om zich volledig onder te dompelen in de cultuur van hun klanten, waardoor ze moeilijk kunnen beoordelen hoe goed hun kandidaat zal passen.
• Afhankelijk van de inhurende manager kan het inschakelen van een externe medewerker in de eerste weken leiden tot micromanagen om wat vertrouwen op te bouwen.
• Het risico bestaat dat een tijdelijke medewerker vertrekt voordat het project is afgerond, omdat er minder band met de organisatie is.
• Compliancy risico’s nemen toe als tijdelijk personeel goed presteert, langer blijft en niet vervangbaar is.

Verbeter de inzet van tijdelijk personeel
Bovenstaande voor- en nadelen zijn niet volledig en staan uiteraard ter discussie. Het opbouwen van een strategie gaat verder dan het afwegen van voor- en nadelen van het gebruik van tijdelijk personeel. Andere elementen zoals vereiste vaardigheden, toekomstige ambities van bedrijven, huidig personeelsbestand, processen, kosten, technologieën en inhuurmodel zijn net zo belangrijk.

Een snapshot maken van al deze elementen en met de juiste belanghebbenden een goed gesprek voeren over uw talentstrategie (zowel vast als tijdelijk) kan de eerste stap zijn om de inzet van tijdelijk personeel te verbeteren.