Hoe u van ‘virtual recruitment’ een succes kunt maken

Het internet geeft ons toegang tot de hele wereld via virtuele communicatie. Dit biedt recruiters een breed scala van mogelijkheden. Zij kunnen de beste kandidaten in een vakgebied zoeken, ongeacht waar zij wonen. Virtual recruitment is de afgelopen jaren enorm in opmars en ontwikkelt zich nog steeds. Het staat hoog op het wensenlijstje van een groot aantal talent acquisition managers. Technologie Leveranciers beloven vaak dat het gemakkelijk is, maar het is niet altijd makkelijk om het goed te doen.

Wat is virtual recruitment?
In het kort kun je virtual recruitment beschrijven als een wervingsproces op afstand, zonder de kandidaat persoonlijk te ontmoeten. In plaats daarvan maken recruiters gebruik van technologie zoals sollicitaties via video, virtuele evenementen, testen en assessment om kandidaten op afstand te evalueren.

1.   Wat zijn de voordelen van virtual recruitment?

• Zorgen voor continuïteit in recruitment
  We zijn allemaal geconfronteerd met COVID-19. Deze pandemie heeft de behoefte aan wervingsstrategieën op afstand versterkt. In veel gevallen heeft de pandemie hele teams gedwongen om vanuit huis te werken. Maar als u een virtual-recruitmentproces heeft, dan kunt u gewoon doorgaan met werven en onboarden van nieuwe medewerkers.
• Tijdwinst door een effectiever proces
  Virtual recruiting laat u meer kandidaten screenen in een korter tijdsbestek, helemaal als u videosollicitaties houdt volgens een vast draaiboek en deze opneemt en online assessments gebruikt. Maar zelfs traditionele videogesprekken kunnen makkelijker in een drukke agenda ingepland worden.
• Terugbrengen van recruitment kosten en -uitgaven
  In een goed ontworpen virtual-recruitmentproces kunnen veel handmatige taken geautomatiseerd worden. Zo kunt u het hele proces stroomlijnen en optimaliseren en bent u er zeker van dat uw geld effectief wordt gebruikt om de best mogelijke kandidaten te identificeren en werven.
• Minder vooroordelen en verhoogde toegang tot talent
  Het optimaliseren van uw virtual recruitment vraagt om een consequente aanpak. Het is essentieel dat alle kandidaten op gelijke voet staan en algemene vooroordelen tot een minimum teruggebracht worden. Dit helpt u ook kandidaten te vinden die u met meer traditionele recruitment zou missen. Bovendien zorgt een virtueel wervingsproces voor gemak en krijgt u toegang tot een wereldwijde talentenpool waaruit u op een efficiënte manier mensen uit verschillende delen van de wereld kunt werven.

Natuurlijk kent deze manier van werken ook een keerzijde. Ondanks de voordelen die hierboven genoemd zijn, zijn er een aantal redenen waarom iemand de voorkeur geeft aan persoonlijke sollicitaties en afziet van recruiting op afstand na de COVID-19 pandemie.
Deze nadelen brengen virtual recruitment niet meteen in diskrediet. Integendeel, zij vormen uitdagingen die, met beleid, overwonnen kunnen worden met een hybride aanpak.

2. Wat zijn de beperkingen van virtual recruitment?

• Het is lastiger om te controleren of bepalen of iemand bij de bedrijfscultuur past
  Als kandidaten niet op kantoor komen, niet geïntroduceerd worden aan het team en niet rondgeleid worden, dan kan het lastig zijn om te bepalen of zij bij de bedrijfscultuur passen. Persoonlijke sollicitaties zijn in dat geval waardevol, omdat zij recruiters de kans geven om op persoonlijker niveau met kandidaten in contact te komen. Iedereen kan zich achter een scherm verschuilen, maar live is het moeilijker om je echte persoonlijkheid te verbergen.
• De ‘candidate experience’ kan eronder lijden
  Als u alleen virtual-recruitment strategieën gebruikt, dan voelen kandidaten zich niet altijd zo gewaardeerd en betrokken als bij persoonlijke wervingsmethodes. Dit is helemaal het geval als alle videogesprekken éénrichtingsverkeer zijn. Het is een nogal onpersoonlijke ervaring voor de kandidaat.
• Het procesontwerp heeft aandacht nodig
  Het procesontwerp is van grote waarde gebleken bij traditionele recruitment; het brengt efficiëntie en de inzichten die nodig zijn voor besluitvorming. Wanneer u het proces automatiseert, moeten het procesontwerp en de -configuratie uitermate gemakkelijk te gebruiken en goed getest zijn. Als uw organisatie gewend is aan ad-hoc oplossingen en quick-fixes, dan heeft het procesontwerp zeker aandacht nodig.

3.   Hoe maakt u van uw virtual-recruitmentproces een succes?
Als u de kans op het bouwen van een succesvol virtual-recruitmentproces wilt vergroten, moet u een paar dingen in gedachten houden. Deze hangen allemaal af van de behoeften, omvang en mogelijkheden van uw bedrijf. Natuurlijk, hoe meer geavanceerde technologie u beschikbaar heeft, hoe meer opties u tot uw beschikking heeft. Hier zijn onze tips voor virtual recruitment.

• Pas uw recruitment technologie aan
  Een goed virtual-recruitment proces wordt grotendeels ondersteund door technologie. Mogelijk moet u uw gebruikelijke recruitment technologie aanpassen. Ga na of het kan wat u nodig heeft. Als u bijvoorbeeld van plan bent met éénrichtingsverkeer videogesprekken te werken, ondersteunt uw bestaande technologie dat of moet u dan nieuwe toepassingen implementeren? Kunt u bedrijfsvideo’s uploaden naar uw assessments om de organisatie en haar cultuur te introduceren? Heeft u tools om virtuele-wervings evenementen te organiseren? (Daarover later meer)

Wanneer u nieuwe software wilt implementeren, zorg er dan voor dat deze integreert met uw ATS om een naadloze virtuele-wervingservaring te creëren voor recruiters en inhurende managers.

Als u grotere volumes aanneemt, kunt u overwegen om chatbots in te zetten als virtuele recruitment assistenten. Het leuke van het gebruik van een chatbot is dat ze de hele dag en elke dag beschikbaar kunnen zijn om de vragen van de kandidaat te beantwoorden. Het is belangrijk dat de chatbot is geprogrammeerd om veelgestelde vragen te beantwoorden en/of kandidaten door te verwijzen naar waar ze de hulp kunnen vinden die ze nodig hebben.

• Laat kandidaten de baan en bedrijfscultuur ervaren
  Zoals eerder al vermeld; virtual recruitment laat kandidaten niet op locatie komen voor een kennismaking of opdracht en daardoor kunnen zij uw bedrijfscultuur niet ervaren. U kunt deze barrière overwinnen door een aantrekkelijke virtual experience aan te bieden. U kunt bijvoorbeeld kandidaten een virtuele rondleiding door het kantoor geven, ze diverse teamleden laten ‘ontmoeten’ en hun taken laten uitvoeren die lijken op het werk dat zij in de baan gaan doen.

Daarnaast is het belangrijk om tijdens sollicitatiegesprekken speciale aandacht te geven aan de toelichting van de cultuur, door middel van voorbeelden en verhalen om op die manier kandidaten een beeld te laten vormen van uw bedrijfscultuur.

• Informeer kandidaten bij elke volgende stap en maak maatwerk van de candidate experience
  Net als bij traditionele recruitment kan virtual recruitment een weinig transparant proces hebben, waardoor kandidaten vaak onzeker zijn over waar ze aan toe zijn. Dit komt meestal door een gebrek aan persoonlijke contact en feedback. Maar als u digitale en externe strategieën gebruikt om potentiële kandidaten te screenen, hoeft dit niet te betekenen dat u de ervaring geen menselijk tintje kunt geven. Om dit probleem aan te pakken is het belangrijk om kandidaten vanaf het begin bewust te maken van hoe uw virtuele wervingsproces eruit ziet en in welk stadium ze zich bevinden. Leg ze van tevoren uit welke tools u gebruikt en hoe ze zich kunnen voorbereiden.

Het is ook een goed idee om de kandidaat aan zijn of haar gesprekspartner te introduceren (voorafgaand aan de sollicitatiedag). Misschien kun u dit organiseren via e-mail of LinkedIn? Dit geeft de kandidaat de gelegenheid om zich in te lezen op de persoon wat vaak wonderen doet om de kandidaat op zijn gemak te stellen.

U kunt een groot deel van recruitment communicatie automatiseren met management tools gericht op de kandidaat relatie, e-mail marketing software of zelfs de testomgeving die u gebruikt voorafgaand aan aanname. U kunt uw kandidaten relevante informatie sturen op basis van de fase van het wervingsproces waarin ze zich bevinden of wie de inhurende manager is.

Hou de communicatielijnen open – en moedig kandidaten vooral aan om contact op te nemen als zij vragen hebben. Geef kandidaten de optie om contact met u op te nemen via het communicatiekanaal van hun voorkeur, zoals social media kanalen (LinkedIn, Twitter & Facebook), e-mail, Whatsapp en sluit telefonisch contact niet uit, omdat het bijdraagt aan de betrokkenheid van de kandidaat en de persoonlijke connectie.

• Verander uw loopbaandagen
  Alles is mogelijk met moderne technologie! Tegenwoordig kunnen traditionele loopbaandagen en carrièrebeurzen virtueel worden georganiseerd. U kunt online alles organiseren, van open kantoordagen tot netwerkevents, op voorwaarde dat u daarvoor over de juiste technologie, kennis en ervaring beschikt. Het digitaliseren van deze evenementen is een effectieve manier om kandidaten een goed inzicht te geven in uw bedrijfscultuur. Daarnaast zijn virtuele wervingsevenementen doorgaans goedkoper en over het algemeen beter toegankelijk voor grotere groepen (internationale) kandidaten dan traditionele live evenementen.
• Volg de wetgeving
  Wanneer u recruitment technologie gebruikt en online gegevens verzamelt, moet u zich daarbij aan de wet houden. Bijvoorbeeld door volgen van de AVG-richtlijnen. En als u in verschillende landen werft, moet u rekening houden met de juridische richtlijnen van die landen, aangezien de lokale arbeids- en privacywetten kunnen verschillen.

Klaar om uw virtual-recruitment activiteiten te verbeteren om uw vacatures te vullen?
In onvoorspelbare tijden als deze is het goed om te weten dat technologie het mogelijk maakt om met nieuwe kandidaten in contact te blijven komen. Virtual recruitment kan uw recruitment proces veranderen en laat u op afstand kandidaten vinden en aannemen. Bovendien ondersteunt het een goedkoper, sneller en efficiënter wervingsproces, terwijl u tegelijkertijd uw kandidatenpool verder kunt uitbreiden.

Als u van gedachten wilt wisselen over virtual recruitment of advies zoekt, neem dan gerust contact op.