We kennen ze allemaal; de driemaandelijkse review meetings met de MSP of RPO dienstverlener. Naarmate het contract langer loopt wordt het uitdagender om deze te organiseren. Ofwel andere initiatieven worden belangrijker. Ofwel het programma werkt (tot op zekere hoogte) en de focus verschuift naar de core business.
Je vraagt je af: “Hoe blijven we onze belangrijkste stakeholders erbij betrekken? Wat moet de agenda zijn? Hoe vermijden we eindeloze operationele discussies tijdens de review meeting, in plaats van het programma te innoveren?” Het kan een uitdaging zijn, maar toch kan de review meeting van groot belang zijn voor het programma. Zorg er dus voor dat u deze kans ten volle benut.
5 tips om de kwaliteit van de review meetings te verbeteren:
1. Wees beknopt
Review meetings kosten (bijna per definitie) behoorlijk wat tijd. Streef naar 1 uur en stem de agenda daarop af. Benadruk de paar onderwerpen die er écht toe doen en neem de tijd om alleen deze onderwerpen te bespreken. Het zorgt voor meer aandacht en relevantere discussies. Indien nodig, of gewenst, kunnen gerelateerde onderwerpen later of afzonderlijk worden gedeeld.
2. Wissel key stakeholders regelmatig
Nodig regelmatig andere belanghebbenden van de organisatie uit, om nieuwe inzichten en ideeën te krijgen. De tijdsbesteding wordt zo gespreid over meer belanghebbenden en je krijgt in de loop der tijd een breder beeld van belangen, behoeften en kritiek.
3. Onderneem direct actie
Zorg ervoor dat eventuele vervolgacties snel worden opgepakt. Zolang een onderwerp nog vers in het geheugen ligt, nemen mensen de tijd om te handelen, te reageren of in actie te komen. Het toont ook de effectiviteit van de oplossing aan.
4. Toekomstgericht
Hoewel de naam “Review Meeting” klinkt als terugkijken, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de agenda toekomstgericht is. De performance-KPI’s betrekken is geen bezwaar en deze horen hier ook thuis, zolang het de bedoeling is om het in de toekomst anders te gaan doen. Bovendien mag je verwachten dat de inzichten en discussies bijdragen aan het realiseren van de doelen en doelstellingen van de organisatie (niet alleen die van inkoop of HR).
5. Technologie speelt een sleutelrol
Te vaak wordt technologie, die de dienstverlening ondersteunt, vooral besproken tijdens de aanbesteding en de implementatie. Het doorontwikkelen van de bestaande technologie en daar optimaal gebruik van maken, vraagt aandacht en toewijding van alle betrokkenen. Daarnaast is nieuwe technologie overal in opkomst. Zorg er dus voor dat technologie een terugkerend agendapunt is.
Denkt u dat uw review meetings beter kunnen? En zou u het prettig vinden als er iemand met een frisse blik meekijkt? Neem dan gerust contact op.
Over de auteur
Eugene van Berkel is Managing Partner bij TalentIn. Hij helpt organisaties bij het vaststellen en uitvoeren van hun workforce strategie, waarbij hij ervoor zorgt dat wat is ontworpen ook kan worden geïmplementeerd.
TalentIn heeft uitgebreide nationale en internationale ervaring met ontwikkelen en verbeteren van strategieën voor de recruitment van uw vast of tijdelijk personeel. Wij weten hoe deze strategieën succesvol kunnen worden ingericht en geïmplementeerd. Wij adviseren, maar kunnen ook praktische ondersteuning bieden. Heeft u interesse? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak via www.talentin.eu, info@talentin.eu of +31103075422.
